Comment rédiger une lettre officielle

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Comment rédiger une lettre officielle

Les lettres formelles sont des lettres officielles, et peuvent être écrites à différentes personnes pour différentes raisons. Ces lettres suivent un format bien défini, ce qui contraste avec les lettres informelles.

Faits divers

Une lettre est une forme de communication écrite, qui contient des informations à transférer de l’expéditeur au destinataire. Une lettre formelle est un type de correspondance écrite entre deux parties techniquement non liées, à des fins professionnelles/officielles. Elle doit être rédigée dans le respect d’un certain nombre de règles et a un format définitif. Elle doit être idéalement courte et précise, et ne contenir que des éléments d’information pertinents que l’auteur entend transmettre au lecteur.

Une lettre formelle doit comporter un certain nombre de composants essentiels, qui ne doivent être placés qu’à des positions prescrites. Les informations que ces composants contiennent, et leur présentation doivent s’inscrire dans l’ensemble défini de règles qui guident la rédaction des lettres formelles. Voici les composants ou parties habituels d’une lettre formelle.

Adresse de l’expéditeur

L’adresse de l’expéditeur, également appelée adresse de retour, doit être placée dans le coin supérieur droit de la lettre. Il peut s’agir de son adresse résidentielle ou de l’adresse officielle, selon l’exigence de l’expéditeur.

L’adresse doit être complète dans tous ses aspects, et doit contenir l’emplacement exact de l’expéditeur ainsi que le code postal correct.
À la fin de l’adresse complète, c’est-à-dire exactement sous le code postal, il faut mettre la date à laquelle la lettre est écrite.
Mettre une date de correspondance appropriée est très important dans les lettres formelles, car elle indique parfaitement, le temps pris pour terminer ou commencer une tâche officielle donnée.

Il faut noter que l’adresse de l’expéditeur ne contiendra que son emplacement et la date de la correspondance. Elle ne contiendra PAS son nom.

Adresse du destinataire

L’adresse du destinataire, également appelée adresse de correspondance, est placée sur la ligne en dessous de la date de correspondance, mais dans le coin gauche de la lettre.

Dans la plupart des cas, il s’agit de l’adresse officielle du destinataire. Mais parfois, il peut aussi s’agir de son adresse résidentielle, selon le type de tâche officielle à laquelle la lettre peut se référer.
L’adresse du destinataire, contrairement à celle de l’expéditeur, CONTIENDRA son nom au début, s’il est connu.

Par contre, s’il n’est pas connu, la désignation du destinataire pourra être suivie de l’adresse.

Ligne d’objet

La ligne d’objet d’une lettre officielle est l’un de ses éléments les plus essentiels. C’est généralement une seule ligne qui mentionne, en un nombre limité de mots, l’objet de la lettre.
De cette façon, le lecteur sait déjà sur quoi porte la lettre, avant même de commencer à lire le contenu proprement dit. En un mot, l’objet fait gagner du temps au lecteur en l’informant à l’avance, du sujet de la lettre.

L’objet d’une lettre formelle est écrit sur la ligne située en dessous de l’adresse du destinataire, et est aligné au centre de la page.

rédiger une lettre formelle

Numéro de référence ou citation

Le numéro de référence ou la citation est placé sous la ligne du sujet.
Un numéro de référence est un numéro unique, comprenant parfois les deux, alphabets et chiffres. Il est uniforme pour toutes les lettres qui appartiennent à une correspondance particulière. Cela permet à la fois, l’expéditeur et le destinataire, de se rapporter à leurs conversations écrites précédentes, et de procéder en conséquence.

D’autre part, une citation est une référence à une source publiée ou non. Par exemple, une citation peut se rapporter à une publicité publiée dans un journal.

Cependant, ce composant peut aussi être clubbé avec l’objet ou inclus dans le paragraphe d’introduction.

Salutation

La salutation est la salutation d’ouverture de l’expéditeur au destinataire. Si le nom du destinataire n’est pas connu, on peut l’appeler Monsieur/Madame. En revanche, si l’expéditeur connaît déjà le nom du destinataire, il peut s’adresser à lui par son nom, précédé de Cher ou Respecté (selon le destinataire) ou simplement Monsieur/Madame.
Il faut noter qu’étant donné que la relation entre l’expéditeur et le destinataire est strictement formelle, aucun mot d’affection, autre que Dear’, ne doit être utilisé dans la lettre.

Introduction

Le contenu proprement dit de la lettre commence par son introduction ou son paragraphe introductif.
Il doit être court et précis, et ne doit pas contenir plus de deux ou trois lignes.

L’introduction d’une lettre formelle vise à informer le destinataire, qui est l’expéditeur, ce dont il a besoin et ce qu’il attend du destinataire.
Une introduction appropriée doit pouvoir donner une idée rapide au destinataire, sur ce que les paragraphes suivants de la lettre peuvent contenir.

Corps de la lettre

En ce qui concerne le contenu, le corps est la plus grande composante d’une lettre officielle.

Il se compose généralement d’un ou de deux paragraphes maximum.
Le corps de la lettre doit contenir tous les détails, que le rédacteur peut penser être important à connaître pour le destinataire. Les informations pertinentes et nécessaires doivent être données, mais la longueur doit être la plus courte possible. Les lettres formelles plus longues risquent de ne pas être appréciées par le destinataire, en raison du temps limité dont il pourrait disposer.

Conclusion

Cela forme le dernier paragraphe qui conclut une lettre formelle.
Ce paragraphe doit contenir des mots de remerciement et d’appréciation pour le lecteur qui a alloué son temps précieux à la lettre.
Le ton de ce paragraphe doit être optimiste, car l’auteur demande au lecteur de répondre le plus rapidement possible (ou en fonction de l’urgence).

Clôture complaisante

Une phrase de clôture appropriée doit suivre la conclusion.
Si le nom du destinataire est connu, alors Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées, suivi de la signature et du nom du rédacteur, peut sonner juste. Mais, si le nom du destinataire n’est pas connu, alors Yours faithfully, suivi de la signature et du nom du rédacteur, serait une bonne option.

Encore une fois, dans les cas où le rédacteur connaît bien le destinataire, des expressions comme Kind regards ou Best regards peuvent être utilisées.
La clôture élogieuse d’une lettre formelle doit être placée en bas de celle-ci, dans le coin droit.

Les placements des composants mentionnés ci-dessus, se rapportent au format semi-bloc des lettres formelles, qui est l’un des formats les plus largement acceptés. On peut également utiliser un format tout aussi populaire, le full-block, dans lequel, tous les composants sont justifiés par rapport à la marge gauche de la lettre

Il s’agit d’un format de lettre formelle.

  • Veillez à ce que votre contenu soit pertinent par rapport à l’objectif de votre lettre.
  • Restez apte, précis et pertinent.
  • Évitez de donner des détails inutiles. Essayez de la garder aussi courte que possible.
  • Veillez à adopter un ton juste lors de la rédaction de la lettre. Cela signifie qu’une lettre formelle doit paraître formelle, et non personnelle.
  • Voyez à ce que vous utilisiez le bon vocabulaire. Certains mots peuvent sonner bien, mais ne peuvent pas simplement sonner formel.
  • Essayez de ne pas faire de fautes d’orthographe ou de grammaire dans votre lettre. De telles choses peuvent créer une mauvaise impression.
  • S’en tenir à une mise en page prédéterminée, et ne pas essayer de changer le format. Dans le cas de lettres formelles, le respect du format est extrêmement important.

Une lettre formelle doit faire une bonne impression sur le lecteur. Par conséquent, il est important que le papier utilisé pour écrire la lettre soit de bonne qualité et qu’il soit plié en trois plis exactement, sans un seul pli hors de sa place. Pratiquez la brièveté et la concision, lorsqu’il s’agit de la taille de la lettre. Une bonne lettre formelle est celle qui reçoit une réponse immédiate. Alors, écrivez une lettre qui impressionnera le lecteur, et des réponses rapides suivront.

Disclaimer : Les identités utilisées dans la lettre type sont fictives. Toute association avec des personnes réelles, est purement fortuite.

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